Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сведения из электронной трудовой книжки при увольнении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Электронная трудовая книжка при увольнении
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- Информация о работнике;
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Код выполняемой функции;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2021 году (порядок действует с 27 апреля 2020 года с учетом норм постановления Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц»):
— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления, в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;
— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности.
Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
— постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).
Прием и увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой
В соответствии с пунктом 1.8 Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» сведения по форме СЗВ-ТД подаются:
«…в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения)…»
Получается срок надо отсчитывать от даты приказа — 30 октября.
В общем список документов не меняется, необходимо предъявить паспорт, дать номера СНИЛС и ИНН, предоставить документ об образовании и другие данные, если этого требует должность. Разница только в форме сведений о трудовой деятельности. Если на работу устраивается сотрудник, отказавшийся от ведения бумажной книжки, он приносит новому работодателю сведения СТД-Р, выданные предыдущим. Если продолжает пользоваться обычной трудовой — предъявляет ее.
Если ранее сотруднику велась трудовая книжка, он может предъявить и ее тоже, а также запросить сведения, внесенные в электронную трудовую и отсутствующие в предъявленной форме, через МФЦ, ПФР или через личный кабинет на сайте Госуслуг. К тому же при увольнении сотруднику обязаны выдать справку о заработке за последние 2 года, как раз для расчета больничного (справка формы 182н). Если он ее не получил — придется работнику обратиться за документом к бывшему работодателю.
Обязательно, сведения подаются, как по основной работе, так и по совместительству. А вот ставка в форме не отражается. Для тех, кому размер ставки важен, например, по работникам организаций Крайнего Севера, эта информация указывается в СЗВ-СТАЖ.
При увольнении работнику, который выбрал ЭТК, выдается форма СТД-Р. Нужно вносить туда все сведения или только с момента подачи заявления на ЭТК?
СТД-Р включает информацию обо всех кадровых событиях по работнику в данной организации, включая прием на работу, перемещения, переводы и т.п. и, конечно, увольнение.
Сформировать выписку из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
Можно отправить форму в любом удобном работнику виде — выдать печатный экземпляр или, например, отправить на электронную почту документ, подписанный КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Если сотрудник укажет такой вариант в своем заявлении, то можно передать сведения непосредственно новому работодателю через систему электронного документооборота.
Сотрудник может неограниченное число раз письменно обращаться за выдачей подобных сведений к работодателю, но на предоставление сведений дается 3 рабочих дня, так то требовать данных «здесь и сейчас» сотрудник не может. А вот при увольнении, для того, чтобы получить СТД-Р, никаких заявлений не нужно, работодатель выдает форму с другими документами в день увольнения.
Какие у вас возникали трудности при оформлении новой формы трудовой, с какими вопросами обращались сотрудники — расскажите о нестандартных ситуациях, возникающих при оформлении СЗВ-ТД и СТД-Р?
Если вы ищете ответы на вопросы — вам помогут наши эксперты.
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?
- Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
- Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
- Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.
Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.
Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.
Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:
| Код | Как кадровое мероприятие обозначается в форме | Что стоит за этим обозначением |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Дата публикации 21.09.2020
В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.
Перейти на электронную трудовую или нет?
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:
-
данные о работнике;
-
даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
-
место работы;
-
название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
-
должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
-
вид поручаемой работы;
-
дата, номер и вид документа;
-
причины прекращения трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2020 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.
Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по текущему месту работы. Однако, работодатель не обязан предоставлять эти данные, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.
Для того чтобы получить информацию из ЭТК, работник должен подать письменное заявление, в котором будет указан формат предоставления данных: бумажный или электронный.
Важно: работник может получить данные от работодателя в электронном формате, только при наличии КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Информацию работодатель предоставит в течение 3-х рабочих дней в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности.
Работник может получить информацию из электронной трудовой книжки в отделении МФЦ. Для этого ему необходимо иметь при себе паспорт и заполнить заявление, которое выдаст сотрудник многофункционального центра. В этом случае ответ от ПФР поступает сразу.
Получить сведения о трудовой деятельности можно в цифровом и бумажном виде. Быстрее всего получить услугу на сайте ПФР или «Госуслугах», однако выписку также выдают в отделениях МФЦ и ПФР и на месте работы.
\r\n\r\n
Работник, ранее отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявил новому работодателю оригинал справки СТД-ПФР. Как следует поступить с этим документом: вернуть оригинал справки работнику или хранить в организации?
\r\n\r\n
Данный вопрос не урегулирован законодательством. По нашему мнению, работодатель вправе выбрать любой вариант действий, в том числе вернуть оригинал справки работнику.
\r\n\r\n
Вправе ли работник отозвать свое заявление о сокращении рабочего дня? Может ли такой сотрудник попросить перевести его на полный рабочий день?
\r\n\r\n
Если сотрудник уже подписал дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на работу в режиме неполного рабочего времени, то он не вправе в одностороннем порядке отказаться от работы в указанном режиме. Обоснование — нормами действующего законодательства не установлено право работника на отзыв заявления о сокращении рабочего дня после подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.
\r\n\r\n
Если же после подачи указанного заявления допсоглашение к трудовому договору не было заключено, то трудовые отношения продолжаются в ранее установленном формате. Отзывать заявление не требуется. Достаточно отказаться от подписания дополнительного соглашения.
Работник, ранее отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявил новому работодателю оригинал справки СТД-ПФР. Как следует поступить с этим документом: вернуть оригинал справки работнику или хранить в организации?
Данный вопрос не урегулирован законодательством. По нашему мнению, работодатель вправе выбрать любой вариант действий, в том числе вернуть оригинал справки работнику.
Вправе ли работник отозвать свое заявление о сокращении рабочего дня? Может ли такой сотрудник попросить перевести его на полный рабочий день?
Если сотрудник уже подписал дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на работу в режиме неполного рабочего времени, то он не вправе в одностороннем порядке отказаться от работы в указанном режиме. Обоснование — нормами действующего законодательства не установлено право работника на отзыв заявления о сокращении рабочего дня после подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.
Если же после подачи указанного заявления допсоглашение к трудовому договору не было заключено, то трудовые отношения продолжаются в ранее установленном формате. Отзывать заявление не требуется. Достаточно отказаться от подписания дополнительного соглашения.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.
Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
В частности, изменений могут потребовать:
- Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
- Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
- Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
- Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:
- Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
- Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
- Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
- При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
- Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Электронные трудовые книжки с 2020 года
Закон ещё не вступил в силу, и точный порядок передачи сведений неизвестен. Возможно, сообщить данные о стаже можно будет через заявление в ПФР или через личный кабинет на сайте фонда, предполагают юристы.
Сколько времени потребуется сотрудникам ПФР на обновление базы и будут ли они сверять информацию от работника с данными из трудовой книжки — тоже вопрос пока открытый, добавляет руководитель департамента кадрового администрирования и сопровождения проектов кадровой компании UNITY Екатерина Киселёва.
В первую очередь нужно обратиться в ПФР сотрудникам с большим стажем, говорит Екатерина Киселёва. Им сложнее восстанавливать данные при утере трудовой, а значит, эти данные надо как можно скорее защитить.
Продублировать записи о работе в электронном виде нужно практически всем сотрудникам, уверен Дмитрий Кофанов. В этом случае неважно, перешли они на электронную трудовую или нет. «Пусть информация о стаже содержится в Пенсионном фонде. Ответственность за её сохранность должна лежать на других людях, а не на вас», — подчёркивает эксперт.
Не стоит передавать сведения о работе в электронную базу тем, кому есть что скрывать. Это могут быть, например, сотрудники, которых уволили по статье за пьянство. «У граждан появляется право обратиться в ПФР, а не обязанность. Значит, можно ничего не сообщать, и в базе будет только дата увольнения без указания причины», — уточняет Дмитрий Кофанов.
Тем, кто впервые устроился на работу в 2020 году или позже, вообще нет необходимости обращаться в ПФР. Все сведения о них уже есть в базе.
Сведения о мероприятии в СЗВ-ТД
Повышение квалификации в электронной трудовой книжке
Вид поручаемой работы в отчете СЗВ-ТД
Когда выдается справка СТД-Р
СТД-Р — сведения о трудовой деятельности работника
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронный формат трудовых книжек. Привычные бумажные трудовые постепенно будут заменяться цифровой версией этого документа. Работники делают свой выбор добровольно – для этого работодателю подается заявление о прекращении либо о продолжении ведения бумажной трудовой. Тем же, кто будет устраиваться на свою первую работу в 2021 году и позже, трудовые книжки на бумаге заводиться уже не будут – для них возможен только электронный формат. Рассмотрим, как осуществляется заполнение трудовой книжки в электронном виде работодателями в 2020 году.
Закон обязывает каждого работодателя:
- в срок до 31.10.2020 — уведомить своих сотрудников о возможности выбора: перейти на электронный формат Сведений о трудовой деятельности (СТД) или сохранить бумажный вариант трудовой книжки;
Образец Уведомления сотрудника работодателем – скачать бесплатно
- в срок до 31.12.2020 — внести изменения в локально-нормативные акты компании (добавить в Правила внутреннего трудового распорядка пункты, касающиеся электронного формата сведений о трудовой деятельности), и ознакомить всех сотрудников под роспись;
- с 01.01.2020 – начать ежемесячно уведомлять ПФР обо всех кадровых перемещениях работников, для чего вводится новый формат отчетности СЗВ-ТД. Отчетность подается независимо от того, какой формат трудовой книжки выбрал сотрудник (бумажный или электронный), не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые события. Если кадровых изменений нет, отчетность СЗВ-ТД сдавать не нужно.
В свою очередь каждый сотрудник, в срок до 31.12.2020 должен оформить заявление с указанием: переходит он на электронный формат трудовой книжки или нет (то есть если принято решение остаться в бумажном формате, заявление писать все равно придется).
Образец заявления сотрудника – скачать бесплатно
Если в 2020 году сотрудник не напишет заявление по уважительной причине (болезнь, отпуск, отсутствие работы в 2020 году), он сможет это сделать в любое время, без ограничения по срокам.
Важно!
Если сотрудник до 31.12.2020 НЕ написал заявление БЕЗ уважительной причины:
- ведение трудовой книжки по настоящему месту работы будет продолжено в бумажном виде (без ограничений по срокам, вплоть до момента увольнения);
- при последующем трудоустройстве вся информация о трудовой деятельности по умолчанию будет формироваться в электронном виде (то есть по новому месту работы сотрудник уже не сможет сохранить бумажный вариант).
Как только заявление сотрудником написано:
- не позднее 15 числа следующего месяца работодатель должен передать в ПФР сведения о решении сотрудника (все та же форма СЗВ-ТД)
- если сотрудник выбрал электронный формат, в бумажный вариант трудовой книжки вносится запись, а сама книжка выдается на руки под роспись.
Как отрабатывают механизмы на стороне Пенсионного фонда, будет понятно не раньше конца года.
Если в 2020 году сотрудник решит остаться с бумажной трудовой книжкой, текущий работодатель продолжит её вести. При устройстве на новую работу, новый работодатель также обязан будет спросить у сотрудника: хочет тот оставаться с бумажной книжкой или перейти в электронный формат.
Другими словами, сотрудник, выбравший в 2020 году бумажный формат трудовой книжки, не органичен в сроках принятия решения и может в любой момент (хоть на текущем месте работы, хоть на следующем) перейти в электронный формат. А вот наоборот уже не получится. Так что с переходом лучше не торопиться.
Важно!
Для впервые поступающих на работу, в 2020 году еще можно заводить бумажные трудовые книжки, а вот с 01.01.2021 – только электронные.
При увольнении такому сотруднику должна выдаваться «справка» по форме СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, выдаваемой сотруднику работодателем»), в которой отражаются сведения о периоде его работы в этой организации.
«Справку» СТД-Р сотрудник в обязательном порядке предоставляет по новому месту работы. Вместе со «справкой» СТД-Р работодатель вправе потребовать бумажную трудовую книжку (например, чтобы убедиться в наличии стажа, необходимого для предлагаемой должности).
Кадровые события, которые вносятся в трудовую книжку, перечислены в п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую должность;
- присвоение новой специальности или квалификации;
- лишение работника права занимать определенные должности по приговору суда;
- переименование организации
Сначала официально предлагаем работнику выбрать, каким образом фиксировать вехи его трудовой деятельности: по старинке с дублированием в ПФР или только в ПФР.
Закон отводит работникам время на размышление до 31 декабря 2020 года. Если ответа не будет, вам нужно будет вести бумажную трудовую книжку дополнительно к предоставлению электронной отчётности. Выбор сотрудников не забывайте фиксировать в системе электронного учёта.
Даже если работник остановил свой выбор на классическом варианте трудовой книжки, у него остаётся право передумать. Проводите разъяснительную работу: спрашивайте о причинах, публикуйте статьи в корпоративных СМИ, проводите встречи с кадровыми работниками и почтовые рассылки для сомневающихся.
Электронный формат трудовых книжек — требование Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ . Все сведения о работе теперь будут аккумулироваться в системе Пенсионного фонда. Получается, что классические трудовые книжки эту информацию дублируют и могут быть упразднены. Законодатель предусмотрел использование сведений из базы ПФР как при обращении за пенсией, так и при трудоустройстве. Именно их и подразумевают под «электронной трудовой книжкой».
Вот основные последствия нововведений для сотрудников:
-
Если данные теперь существуют в электронном виде, это не значит, что действие бумажной трудовой прекращается автоматически. Если работник считает нужным, работодатель обязан и дальше её вести.
-
Сведения о поступлении на работу, переводах и увольнении теперь передаются в базу данных Пенсионного фонда. Это требования закона.
-
Сведения из этой системы можно получать в виде выписок — на бумаге либо в электронном виде. Они будут приниматься всеми работодателями России наравне с классической трудовой книжкой.
-
Теперь потеря бумажной трудовой книжки вместе с трудовым договором не фатальна. Все сведения о трудовом стаже хранятся в электронной системе и легко доступны владельцам.
-
Запросить и получить данные из электронной трудовой книжки удобнее всего через портал Госуслуг или сайт ПФР в электронном виде, не тратя время на поездку в инстанции.
-
Сведения о трудовом опыте до 2020 года в систему переносить не будут, поэтому бумажную трудовую книжку нельзя портить или уничтожать.
С 2021 года работодатель больше не будет заводить бумажную трудовую при первичном трудоустройстве. Вся информация о трудовом пути таких работников будут существовать только в электронном виде.
Новому работодателю будет нужна выписка из электронной системы учёта. Старый работодатель вправе такую выписку не давать. Работник сможет сам запросить эти сведения:
-
в любом отделении ПФР;
-
в МФЦ;
-
через личный кабинет на сайте ПФР;
-
на портале госуслуг.
Для работника будет разница между выпиской от работодателя и через государственный орган или сервис. Работодатель даст сведения только о работе у него, в то время как через сервис можно получить подробную выписку. В ней будут сведения со всех отражённых в электронной системе местах работы.
Электронные трудовые книжки: что нужно знать работодателю и работнику
Прежде всего нужно подготовить для работников персональные письменные уведомления. В этих документах нужно кратко изложить законные основания нового порядка работы и попросить выбрать, нужно ли вести трудовую книжку на бумаге в дополнение к электронной.
В Законе сказано о необходимости известить всех работников. Исключение могут составить только внешние совместители и работники на удалёнке. У первых трудовая книжка находится у основного работодателя, а у вторых может действовать договорённость записи в неё не вносить. Всех остальных работников, чьи трудовые книжки хранятся в вашем отделе кадров, нужно уведомить о возможности перейти на электронную форму.
Уведомления нужно раздать или разослать уведомления до 31.10.2020 года (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Иначе предусмотрен штраф для ИП до 5 000 рублей, а для предприятия — до 50 000. О получении уведомления работник должен расписаться.
После того как работник получил уведомление, ему предстоит решить, что делать со своей трудовой книжкой. Он может поручить работодателю и дальше вести её, либо забрать домой на хранение. О своём решении сотрудник должен сообщить работодателю, подав заявление до конца 2020 года. В случае если заявление не поступило — обязанность вести бумажную трудовую книжку остаётся за работодателем (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Есть три варианта развития событий:
Если сотрудник в своём заявлении отдал приоритет электронной трудовой книжке, нужно сделать пометку об этом в бумажной трудовой и отдать её сотруднику для хранения (п. 3 статьи 2 № 439-ФЗ).
Выдать книжку как можно скорее после получения заявления в интересах работодателя. Нужно успеть это сделать до того, как появится необходимость сделать в ней новую запись, например, о поощрении, переводе или увольнении. В идеальном случае мы получаем заявление и отдаём бумажную трудовую книжку в один день.
Перед тем как выдать трудовую книжку, нужно сделать в ней последнюю запись. Указать, что сотрудник решил перейти на электронную форму. Рекомендуем для этого использовать фразу из Закона № 439-ФЗ:
«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
После этого в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них делаете запись и просите работника там расписаться.
Работникам, которые сохранили старый порядок работы с трудовыми и придут к вам в штат после окончания 2020 года, нужно будет напомнить об их праве перейти на современный документооборот. Сделать это они смогут уже во время оформления на работу или позже.
Профессиональная переподготовка
Управление персоналом
от 6 468 руб Подробнее
Профессиональная переподготовка
Кадровое делопроизводство
от 6 281 руб Подробнее
Повышение квалификации
Кадровое делопроизводство
от 3 281 руб Подробнее
Повышение квалификации
Управление персоналом
от 2 718 руб Подробнее