Аренда или компенсация за использование личного автомобиля

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда или компенсация за использование личного автомобиля». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Что выгоднее: арендовать машину у сотрудника или компенсировать ему расходы

2. Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

3. Личное авто для работы: компенсация или аренда

4. Компенсация за использование личного транспорта или аренда авто

5. Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

6. Компенсация за использование личного автомобиля

7. Расчет компенсации за использование автомобиля

7.1. :

Бухгалтерские записи для начисления и выплаты компенсации

Сотрудник для служебных целей использует собственное авто Renault Megane с рабочими объемом двигателя 1598 куб. см. Сумма компенсации за износ, которую компания платит сотруднику каждый месяц, – 1200 руб.

Помимо этого в соглашении с работником оговорено, что компания возмещает расходы на бензин. Подтвержденная сумма затрат на ГСМ в октябре – 5000 руб.

30 октября компания выплатила сотруднику компенсацию. Бухгалтер показал это так:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 1200 руб. – начислена компенсация за октябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 1200 руб. – выплачена компенсация.

А 1 ноября организация возместила сотруднику затраты на бензин:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 5000 руб. – учтено в расходах возмещение ГСМ.

Организация решила руководствоваться позицией Минфина и не включила в расходы возмещение ГСМ, выплаченное сверх компенсации. Возникли разница и постоянное налоговое обязательство, так как расходы на бензин признаются в бухгалтерском учете, но не принимаются в налоговом. Бухгалтер начислил ПНО:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1000 руб. (5000 руб. × 20%) – начислено ПНО.

Что выгоднее: арендовать машину у сотрудника или компенсировать ему расходы

Если компания платит компенсацию за легковое авто, то в полной сумме учесть ее в расходах не получится. Компенсацию придется нормировать. Чиновники уверены, что в норму уже включены: стоимость ГСМ, ремонта и другие затраты, связанные с автомобилем. Когда вы отдельно возмещаете сотруднику бензин, учесть эти суммы в расходах нельзя.

Поэтому выгоднее заключить договор аренды (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Здесь нет нормативов, арендная плата учитывается в расходах в полной сумме, и ГСМ можно списывать без опаски. У арендных платежей есть один минус – с них надо удерживать НДФЛ.

Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.

Что нужно прописать в договоре:

на какой срок будет арендовано авто,
кто сможет еще пользоваться машиной,
за какую плату будет происходить сделка,
как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
на какое расстояние будет ездить водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Еще одна нетривиальная ситуация: работник собрался ехать в отпуск и хочет совершить поездку на своем авто. Что делать в таком случае? Достаточно составить соглашение о том, что на время отпуска машина передается по акту приемки-передачи, а затем снова возвращается организации в пользование. При этом за период отпуска, конечно, не начисляется аренда.

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

По умолчанию в соответствии с ГК РФ издержки несет арендодатель, если договор включает услуги экипажа, и арендатор, если не включает.

Если обязанности водителя выполняет сам работник-арендодатель и есть условие об экипаже, то часть арендной платы, предназначенную для оплаты услуг, необходимо выделить обособленно. Плата за вождение облагается не только НДФЛ, но и взносами (кроме взносов в ФСС). Не выделяя часть аренды, организация рискует при проверке получить начисление взносов на всю сумму.

Редкая, но встречающаяся ситуация: заключается договор аренды с экипажем, но управляет автомобилем не сам работник, а третье лицо, нанятое им. Нужно ли платить НДФЛ и взносы за третье лицо? Ответ – нет. Поскольку соглашение подписано с конкретным человеком, то по отношению именно к нему вы являетесь налоговым агентом. В свою очередь он является налоговым агентом по НДФЛ для своего работника, и для вас их расчеты между собой не представляют интереса. Аналогичен подход и по взносам.

Не имеет значения, кому вы переводите часть оплаты за вождение – самому арендодателю (предпочтительнее) или его наемнику. Главное, обговорить этот момент в договоре. Сотрудник может подать письмо с просьбой часть оплаты переводить на указанное лицо.

Почему такой вариант кажется запутанным: надо много всего расписывать, чтобы точно была понятна суть перевода – это просто аренда или оплата услуг по вождению. Слишком заморочено. Не говоря уже о вездесущей налоговой инспекции, которая запросто может попросить выписки со счета и поинтересоваться, почему перечисления физическому лицу есть, а отчетов на него нет.

Исключение из ремонта – модернизация, т.е. обновление авто, в результате которого приобретаются новые характеристики или качественно улучшаются старые; и реконструкция – внесение технологических изменений, влияющих на предназначение автомобиля или кардинально меняющие его конструкцию. Например, простая замена одного двигателя на другой аналогичный — это ремонт, несмотря на стоимость агрегата. Установка двигателя большей мощности – модернизация.

Кстати! Согласие от арендодателя на произведение улучшений должно быть дано в письменной форме, иначе при возникновении конфликтной ситуации подтвердить факт его получения будет сложно.

Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.

Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.

Проведенные улучшения отражаются в учете арендатора как неотделимые или отделимые в зависимости от вида работ и результата.

Когда автомобиль возвращается к владельцу, последний обязан возместить расходы на неотделимые улучшения. Но может этого не делать, если стороны договорятся о безвозмездной передаче. Если проведены отделимые улучшения, то их организация вправе оставить себе.

В то время, пока машина находится у арендатора, улучшения рассматриваются как отдельный особый объект ОС и амортизируются в налоговом учете, несмотря на стоимость и срок полезного использования (СПИ) – п. 1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость. Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.

Обратите внимание! В 2018 году принят новый стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», использовать его можно по желанию. Обязательным стандарт станет с отчетности 2022 года.

Арендатор провел работы, не согласовав их. В этом случае арендодатель вправе отказаться возмещать подобные затраты, даже если речь идет о неотделимых улучшениях. В таком случае при возвращении авто считается, что улучшения передаются безвозмездно. Отделимые улучшения арендатор оставляет себе, договаривается о возмещении с владельцем или дарит.
Улучшения произвел арендодатель. Если это не повлияло на технические характеристики и не имеет значения, то продолжается обычная эксплуатация, при необходимости делается дополнительное соглашение с указанием новых характеристик и акт приемки-передачи.

Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.

За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.

Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Запомните правило: каким бы образом ни появился у компании автомобиль, как и кем бы он ни эксплуатировался, платится за него арендная плата или компенсация – нужно составлять путевые листы. Да, всегда. Это единственные документы, которые безоговорочно подтверждают служебный характер поездок, маршрут и километраж (он нужен для расчета расхода топлива).

Унифицированные бланки не обязательны, большинство организаций вправе использовать разработанные самостоятельно формы, главное, утвердить их в составе учетной политики.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:

Наименование и номер.
Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
Данные водителя (ФИО, медосмотр).
Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
Показания одометра (пройденный километраж).
Даты выезда/въезда на парковку.
Сведения о предрейсовом ТО.

Покупка топлива может осуществляться подотчетными лицами на автозаправках за наличные и по картам, по специальным топливным картам по безналичному расчету. Топливные карты должны учитываться в разрезе работников, которые их используют.

Организация вправе устанавливать на автомобили навигационное оборудование с GPS, сообщающее местоположение машины во время работы. Такие меры позволяют избежать обмана и так называемых «левых» поездок водителей, когда те берут дополнительный или попутный груз без согласования с руководством.

Для контроля используются регистраторы, ведущие запись передвижения. Они же обеспечивают восстановление картины происшествия после ДТП и вычисление виновных лиц.

Работников стоит предупредить о ведении записи и передачи данных. Во-первых, это изначально дисциплинирует, и нарушения не допускаются уже потому, что ведется наблюдение. Во-вторых, видеозапись или отслеживание без соответствующего согласия работник в будущем может счесть нарушением личных прав, так что лучше перестраховаться.

Личное авто для работы: компенсация или аренда

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Действительно, с такой компенсации ни НДФЛ, ни страховые взносы не уплачиваются (п.З ст.217 и подп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Однако следует иметь в виду, что в целях исчисления налога на прибыль компенсации нормируются.

Лимиты установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

для мотоциклов – 600 рублей в месяц;
для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей в месяц;
для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 рублей в месяц.

Причем, по мнению проверяющих органов, расходы на бензин, страховку и ремонт автомобиля уже заложены в установленные в 2002 году размеры компенсаций. И несмотря на то что сейчас Правительство РФ рассматривает законопроект об увеличении данных сумм, к сожалению, скорее всего, повышение будет незначительным.

Дата публикации 12.04.2021

Смотрите также

Вопрос аудитору

В учреждении нет служебной автомашины. Руководитель использует собственный автомобиль в служебных целях. Как рассчитать арендную плату при заключении с ним договора аренды автомобиля?

Аренда транспортных средств — один из видов арендных отношений, в основе которого договор аренды транспортных средств. Порядок заключения договора изложен в гл. 34 ГК РФ.

ГК РФ регулирует два вида договора аренды транспортных средств:

аренда транспортного средства с экипажем, когда арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 632 — 641 ГК РФ);
аренда транспортного средства без экипажа, когда арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 — 649 ГК РФ).

Отношения сторон договора аренды транспортного средства без экипажа регулируются разделом 2 параграфа 3 гл. 34 ГК РФ. Учреждение вправе взять в аренду автомобиль не только у юридических, но и у физических лиц (в т.ч. сотрудников).

Операции по договорам аренды отражаются в соответствии с федеральным стандартом «Аренда», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н (далее — СГС «Аренда»).

Операционная аренда — наиболее распространенный вариант среди государственных (муниципальных) учреждений. Объекты учета операционной аренды возникают, например, при передаче или получении в аренду помещений, транспортных средств и другого имущества на небольшой срок (от нескольких месяцев до нескольких лет), не сопоставимый с оставшимся сроком полезного использования имущества, а также при передаче или получении в аренду земельных участков (пп. 12, 16 СГС «Аренда»).

Методика отражения арендатором объектов учета операционной аренды приведена в пп. 20, 21 СГС «Аренда». Объект учета операционной аренды — право пользования активом учитывается пользователем (арендатором) в составе нефинансовых активов как самостоятельный объект бухгалтерского учета на счете 111 40 (п. 151.1 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).

Арендатор признает объект учета операционной аренды на дату классификации объектов учета аренды в сумме арендных платежей за весь срок пользования имуществом согласно договору.

Размер арендной платы учреждение определяет самостоятельно:

по соглашению сторон — произвольно (ст. 421, 424 ГК РФ);
на основании сопоставления цены рыночным условиям;
затратным методом. Калькуляция аренды транспортного средства включает все расходы, которые несет владелец.

В рассматриваемой ситуации учреждению целесообразно определить размер арендной платы, исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля. Также при установлении размера арендных платежей рекомендуется руководствоваться ценами, сложившимися в регионе.

На практике для расчета арендного платежа за месяц используют формулу: рыночная стоимость автомобиля × коэффициент амортизации × рентабельность × инфляция.

Если используется автомобиль, бывший в употреблении, его рыночная стоимость определяется путем сравнения цен на аналогичные транспортные средства, например, с профильных сайтов по продаже автомобилей.

Коэффициент амортизации находится в пределах 0,05-0,5. Он зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля. Чем чаще автомобиль будет использоваться, тем выше коэффициент. Показатель 0,5 обычно применяют для такси. При эксплуатации со средней загруженностью используется показатель 0,2.

Рентабельность — это размер дохода, который планирует получить владелец автомобиля от сдачи его в аренду. Поскольку в рассматриваемом случае сотрудник использует автомобиль не в целях получения дохода, то значение этого показателя можно принять, равным 1.

Значение инфляции можно найти в интернете, например, здесь: http://уровень-инфляции.рф.

После расчета арендной платы целесообразно сравнить полученную величину с рыночной ценой подобных услуг в регионе и при необходимости откорректировать.

По договору аренды без экипажа арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ).

Картина в части страховых взносов и НДФЛ более оптимистичная. В 2018 году чиновники неоднократно отмечали: автокомпенсация свободна от этих платежей в размере, определяемом соглашением между компанией и сотрудником. При этом использование машины должно быть связано с исполнением работником трудовых обязанностей.

Такой вывод следует из пункта 3 статьи 217 и абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

На наш взгляд, интенсивность использования транспорта здесь также нужно принимать во внимание (по аналогии с налогом на прибыль). Ведь ревизоры, скорее всего, посчитают, что характер выплат за дни, когда машина простаивала для служебных целей, не компенсационный. Как результат – доначисление НДФЛ и взносов, штрафы и пени.

Обратите внимание

Компенсация за легковые авто и мотоциклы признается в налоговом учете на дату ее выплаты работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). На наш взгляд, эта норма применима и к компенсациям за грузовики. Аналогичную точку зрения не раз высказывали в частных разъяснениях и чиновники.

Еще один нюанс. Раньше чиновники утверждали, что «прибыльные» нормы надо брать и для целей налога на доходы. То есть с сумм компенсации, превышающих эти смехотворные лимиты, НДФЛ необходимо платить (см. письма Минфина России от 01.06.2007 № 03-04-06-01/171, УФНС РФ по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115). Однако арбитры с этой странной позицией не соглашались, совершенно логично указывая: постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 выпущено именно для целей налога на прибыль. И установленные им нормы к НДФЛ никакого отношения не имеют (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06). В итоге чиновники сменили гнев на милость, указав: от налога на доходы свободна компенсация в размере, зафиксированном сторонами (письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, направленное для сведения и использования в работе письмом ФНС от 27.01.2010 № МН-17-3/15@). Ведомственная точка зрения, к счастью, до сих пор все та же, что подтверждают в том числе и упомянутые нами разъяснения 2018 года.

Не обходится без нюансов и в части страховых взносов. Например, иногда ревизоры настаивают на обложении ими всей суммы автокомпенсации. Однако, по мнению арбитров, такая компенсация в пределах размера, установленного соглашением между предприятием и работником, оплатой труда не является. Она не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. А значит, подобные выплаты свободны от страховых взносов (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855).

Размер компенсации нужно четко обосновать. Для этого надо сделать ее детальный расчет с учетом всех затрат для каждой конкретной машины (износ, расходы на ГСМ, техобслуживание и т. д.). Следует принимать во внимание и интенсивность использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). О том, что без расчета компенсаций не обойтись, финансисты упоминали неоднократно (см., например, письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/ 65170).

Если сумма компенсации не будет должным образом обоснована, обвинений в скрытой зарплате, скорее всего, не избежать. Со всеми вытекающими в части НДФЛ и взносов. Могут возникнуть проблемы и с «прибыльными» расходами, поскольку не будет соблюдаться одно из требований статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание

Оформлять путевой лист надо максимально внимательно! Ведь при отсутствии в нем данных о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). В итоге организацию ждут негативные последствия, например, доначисление налога на прибыль (постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).

Кстати, следует обосновать и саму необходимость использования авто сотрудника (например, его работа связана с постоянными разъездами, что явствует из должностной инструкции). И еще – ревизоры наверняка захотят ознакомиться с копиями документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества работнику (письма Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).

Основание для выплаты компенсации работникам – приказ руководителя организации, в котором предусмотрены ее размеры (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). От специалиста же потребуется заявление, в котором изложены как его согласие на использование своей машины в служебных целях, так и просьба о компенсации понесенных в этой связи затрат (постановление ФАС Московского округа от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией машины на благо компании, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением чеков, квитанций на приобретение ГСМ, расходных материалов и т. д., актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и др. Это подчеркнуто, в частности, в письмах ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ и Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

А нужны ли при использовании личного авто в служебных целях путевые листы? Как показывает практика, этот вопрос – один из самых дискуссионных.

С одной стороны, такие листы предназначены для учета работы транспорта предприятия, а не личных машин его сотрудников. Следовательно, можно обойтись и без них, тем более если специалист не является водителем компании (постановления ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008, от 10.04.2006 № А48-6436/05-8, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694).

Некоторые чиновники в частных консультациях высказывали мнение: для списания автокомпенсации на налоговые расходы достаточно приказа руководителя с ее размерами, а также должностной инструкции, говорящей о разъездном характере работы сотрудника. Но с другой стороны, как именно подтвердить фактическое использование имущества физлица в интересах фирмы? Как раз с помощью путевого листа, содержащего дату, цель поездки, конкретный маршрут, пройденный километраж, расход топлива и т. д. Ведь, например, чек АЗС говорит о том, что топливо было куплено, но для чьих нужд – компании или самого работника – непонятно. Поэтому без путевого листа никак (см. письма ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@, Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 и др.). Отдельно отмечено, что служебная записка использование личной машины на благо компании не подтверждает (письмо финансового ведомства от 20.04.2015 № 03-03-06/ 22368).

При отсутствии путевого листа ревизоры наверняка посчитают, что сотрудник получил экономическую выгоду (в той мере, в которой ее можно оценить), а расходы экономически не обоснованы. Как результат – доначисление НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль, штрафы и пени.

С тем, что использование личного авто на благо фирмы подтверждают путевыми листами, согласны и многие судьи (см. постановления АС Уральского округа от 18.10.2018 № А71-312/2018 и от 16.05.2016 № Ф09-4056/16, АС Северо-Западного округа от 16.03.2015 № А05-6484/2008 и ФАС того же округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Отсюда вывод – лучше подобные документы не игнорировать, а оформлять их четко и внимательно. Конечно, это определенная морока, но оно того стоит. В противном случае претензий от ревизоров, скорее всего, не избежать. Шанс отстоять свою позицию в суде у фирмы, в принципе, есть, однако терять время, силы и испытывать судьбу – занятие, подходящее далеко не для всех.

Кроме того, некоторые, вполне вероятно, смогут отделаться малой кровью. По мнению финансистов, путевые листы следует составлять с периодичностью, позволяющей судить об обоснованности расходов. Допустим, это можно делать раз в месяц, если учет отработанного времени и расхода ГСМ не пострадает (письмо от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). А значит, допнагрузку на работников и бухгалтерию в ряде случаев удастся снизить до минимума.

И еще. Имейте в виду – путевой лист не признается первичным документом, который сам по себе удостоверяет хозоперацию (постановление ФАС Уральского округа от 12.03.2014 № А07-11574/2013). Так что без чеков, квитанций, актов и других бумаг, свидетельствующих о понесенных расходах, никак не обойтись.

Для полноты картины рекомендуем вести еще и журнал учета служебных поездок.

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Напомним, что приказом Минфина России от 20.11.2018 № 236н в ПБУ 18/02 внесены существенные изменения. Поправки применяются начиная с отчетности за 2020 год. Однако фирма вправе начать делать это и раньше, раскрыв свое решение в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При начислении компенсации лучше использовать те же счета учета затрат, где отражается и зарплата сотрудника (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.).

Пример. Автокомпенсация: расчет, налоги, учет

Работник использует в служебных целях свой легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. За это физлицу положена компенсация (фирма начисляет ее в конце месяца, а выплачивает в начале следующего месяца). Ее размер складывается из ежемесячного износа машины (8300 руб.), а также стоимости ГСМ и иных затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто. Все издержки в целях компенсации принимают в части, которая приходится на время использования машины в интересах работодателя.

Данные о расходе топлива и пробеге за месяц берут из путевых листов. За текущий месяц стоимость ГСМ составила 29 700 руб., общий пробег машины за месяц – 3300 км, в том числе по служебным нуждам – 2400 км. Других затрат, связанных с эксплуатацией авто, в данном месяце не возникло. Машина использовалась на благо фирмы в течение всех рабочих дней месяца.

Таким образом, размер компенсации составил 27 636,36 руб. ((8300 руб. + 29 700 руб.) / 3300 км × 2 400 км).

Вся эта сумма не облагается НДФЛ, страховыми и травматическими взносами. В «прибыльные» же расходы удалось включить только 1500 руб., то есть предельную величину компенсации согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Сверхнормативную сумму – 26 136,36 руб. (27 636,36 – 1500) – в налоговом учете не отражают.

Бухгалтер компании сделал такие проводки.

На дату начисления компенсации:

Дебет 26 Кредит 73
—27 636,36 руб. – сумма компенсации отнесена на расходы;

Дебет 99 субсчет «ПНО»
Кредит 68 субсчет «Налог на прибыль»
—5227,27 руб. (26 136,36 руб.  20%) – отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет«Налог на прибыль»
—300 руб. (1500 руб.  20%) – отражен отложенный налоговый актив.

На дату выплаты компенсации:

Дебет 73 Кредит 51
—27 636,36 руб. – компенсация перечислена работнику;

Дебет 68 субсчет «Налог на прибыль» Кредит 09
—300 руб. – погашен отложенный налоговый актив.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник управляет машиной по доверенности.

ФНС России выстраивает такую логическую цепочку. В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях. В данном же случае машину нельзя считать личным имуществом доверенного лица. А раз так, то нормы пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ к компенсациям за такое авто неприменимы, значит, они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Отметим, что фискалы в обоснование своей позиции в части налога на доходы дополнительно ссылаются на письмо финансового ведомства от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327. Точка зрения Минфина по этому вопросу действительно всегда была негативной для организаций (см. также письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Послабление чиновники делают лишь для ситуации, когда авто находится в совместной собственности супругов (то есть это имущество нажито во время брака). Тогда компенсация по такой машине, управляемой по доверенности от супруга (супруги), свободна от НДФЛ (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Что касается страховых взносов, то налоговики продублировали позицию Минтруда (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и от 26.02.2014 № 17-3/В-92) и ФСС России (информационное письмо от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615).

В части налога на прибыль тоже грустно – компенсацию не спишешь даже в пределах мизерных правительственных норм. Аргумент тот же – машина в данном случае не принадлежит работнику на праве собственности, как того требует статья 188 Трудового кодекса. Это подчеркнуто в письме финансового ведомства от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Хотя раньше настрой у Минфина был более лояльный: чиновники давали зеленый свет учету в расходах компенсации работнику, управляющему машиной по доверенности. Само собой, в рамках лимитов (письмо от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Ситуация невеселая, что и говорить. Однако с чиновниками вполне можно поспорить, и арбитры, весьма вероятно, встанут на сторону организации. Судьи указывают, что переданный по доверенности транспорт не может восприниматься иначе как находящийся во владении и пользовании получателя такого документа. Это позволяет физлицу использовать авто в служебных целях, а работодателю – компенсировать ему затраты.

Личным признается имущество сотрудника, принадлежащее ему на любом законном основании (в том числе по доверенности). Поэтому причин для обложения автокомпенсации страховыми взносами в данном случае нет (см. определения Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 № А12-2881/2012).

Аналогичные выводы в части НДФЛ содержатся в постановлениях АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № А56-50900/2013 и ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14. Некоторые полезные мысли можно подсмотреть и в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 06.09.2010 № А45-15160/2009, Уральского округа от 08.10.2008 № Ф09-7167/ 08-С2.

На наш взгляд, аргументы из приведенных вердиктов можно использовать и в «прибыльных» целях. Ведь доводы конеролеров, в общем-то, везде идентичны, а значит, и к «противоядию» требования единые.

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор

ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:

– проведение текущего ремонта;

– расходы на приобретение топлива и ГСМ;

– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.

Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?

Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.

Компенсация освобождается от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. Для этого нужны такие документы:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– расчеты компенсаций;

– документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;

– документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.

Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.

Компенсация за использование личного транспорта или аренда авто

Важный вопрос: кто платит транспортный налог при аренде автомобиля? Из ст. 357 НК РФ видим, что налогоплательщиками признаются лица, на которых зарегистрированы транспортные средства. При аренде автомобиля перерегистрировать на другого собственника его не нужно, поэтому ответ на поставленный вопрос однозначен: при аренде авто под налогообложение транспортным налогом попадает арендодатель. Другое дело, что размер этого налога может быть учтен при расчете размера арендной платы за пользование автомобилем.

Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.

Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.

В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.

Можно заключить договор аренды личного автомобиля с директором ООО — налогообложение в этом случае не будет иметь каких-либо особенностей, так как директор является таким же сотрудником.

Стоит обратить внимание: для того чтобы избежать излишнего внимания налоговых органов к этой сделке, арендная плата должна соответствовать рыночной. Если ООО имеет несколько учредителей, то на одобрение заинтересованной сделки потребуется протокол общего собрания участников. Если генеральный директор является единственным учредителем, то препятствий для заключения договора аренды не будет, так как подписывать этот договор будет хоть и один человек с обеих сторон, но со стороны ООО он будет действовать от имени организации, а со своей — от себя лично.

Сравнительная таблица налоговых последствий аренды авто для организации:

Бухгалтерские записи для начисления и выплаты компенсации

30 октября компания выплатила сотруднику компенсацию. Бухгалтер показал это так:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 1200 руб. – начислена компенсация за октябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 1200 руб. – выплачена компенсация.

А 1 ноября организация возместила сотруднику затраты на бензин:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 5000 руб. – учтено в расходах возмещение ГСМ.

Использование с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника предполагает наличие компенсационной выплаты (ст. 188 ТК РФ). Ее размер законодательно не ограничен и определяется соглашением сторон (ст. 421 ГК РФ).

Помимо компенсации за использование личного транспорта ст. 188 ТК РФ предусматривает возмещение работнику расходов, связанных с использованием имущества. К таковым (для рассматриваемого случая) можно отнести:

расходы на ГСМ;
расходы на ремонт автотранспортного средства;
расходы на платную парковку и др.

К сведению. Возмещение расходов, возникающих у работника как владельца автотранспорта (например, на проведение им техосмотра, уплату транспортного налога и т.п.), организацией не предполагается.

Как видим, по трудовому законодательству выплачиваемая работнику сумма складывается из двух частей: компенсации (возмещения износа автомобиля) и суммы затрат, понесенных в ходе эксплуатации транспортного средства. Этот же подход может быть применен организацией на практике. В то же время она вправе руководствоваться иным принципом — например, установить фиксированную сумму, не разбивая ее на составляющие. В общем, все здесь зависит от договоренности, определяемой соглашением сторон, причем такое соглашение обязательно должно быть закреплено в письменном виде.

Для заключения соглашения об использовании личного имущества работник представляет документы, подтверждающие право собственности на автомобиль или право управления и распоряжения автомобилем (копию паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке, или доверенность).

Кроме документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества налогоплательщику, соглашения с работником, в котором установлен размер компенсации, приказа о возмещении расходов необходимы документы, экономически обосновывающие возмещаемые расходы (накладные на покупку запчастей, чеки на приобретение ГСМ и др. ). К числу таких документов чиновники относят и путевые листы .

Итак, никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация может установить любую сумму компенсации и, в общем-то, не обязана приводить ее расчет. Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

степень его износа и срок полезного использования ;
интенсивность его использования .

Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 2).
Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.

Принимая во внимание сказанное, считаем, что составить приложение к соглашению об использовании личного автомобиля работника для формирования методики расчета компенсации будет нелишним.

А теперь ближе к теме (к налогам).

Налог на прибыль. Независимо от установленной соглашением суммы (и порядка выплаты) компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях в состав налоговых расходов, по мнению финансистов и налоговиков, разрешено относить сумму только в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные выплаты на основании п. 38 ст. 270 НК РФ в расходах не учитываются.

Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации. Об этом сказано в пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Поскольку «автомобильные» компенсации в целях налогообложения малопривлекательны, рекомендуем заменить их договором аренды автомобиля с сотрудником организации.

Обратите внимание! В отличие от ГК Украины, согласно ГК РФ договор аренды автотранспортного средства не подлежит обязательному нотариальному заверению.

Во всяком случае, договор аренды позволяет учесть расходы в полной (а не «усеченной», как при выплате компенсации) сумме.

Подводя итог сказанному, отметим: наиболее привлекательным использованием личного автомобиля в служебных целях является использование по договору аренды транспортного средства без экипажа. Во всяком случае, для организаций, находящихся на традиционной системе налогообложения либо применяющих «доходно-расходную» УСНО, этот договор позволит учесть все расходы, возникающие в ходе эксплуатации машины (главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены).

«Упрощенцам» с объектом налогообложения «доходы» есть смысл обратить внимание на выплату компенсации за использование личного имущества. Дело в том, что расходы в учете такие налогоплательщики не отражают, а суммы компенсации (как было отмечено выше) не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в то время как с арендной платы НДФЛ исчислить нужно). Только не забывайте: чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы, необходимо подтвердить принадлежность используемого имущества работнику, запастись расчетами компенсаций и иметь в наличии документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы конкретных расходов.

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
— документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
— порядок использования имущества;
— размер компенсации за использование;

— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.; Аренда Или Компенсация за Использование Личного Авто в Служебных Целях.

Что касается учета расходуемого топлива на поездки в служебных целях, то здесь мне установили расчет из мощности автомобиля и его характеристик, указанных производителем. Берется во внимание не только расход по городу, но и по трассе.

Согласно договору мне предоставили электронную карту (чип) для заправки, и я несу ответственность по всем своим действиям с ней. Поэтому каждая поездка и заправка должны иметь обоснование. Мои рабочие разъезды находятся на контроле и берутся из путевого листа. Эти сведения я подаю один раз по истечении текущего месяца в электронном виде, так как головной офис находится в другой области. И чтобы ничего не забыть, приходится вносить данные каждый день.

Поручения я получаю удаленно через сервер задач, и помимо всего, в графу основания поездки мне нужно указывать не адрес, а наименование поручения, который нужно узнавать, зайдя на сайт — это дополнительная трата времени. Ну, это уже, как говорится, «издержки профессии».

С другой стороны, электронный путевой лист избавляет от лишних расчетов, так как руководство позаботилось о его грамотной разработке. Мне достаточно внести дату, километраж, наличие или отсутствие покупки бензина, а все остальное просчитывается автоматически. Это удобно и мне, и бухгалтерии, так как если я езжу по своим делам, то заправляю автомобиль из своего бюджета.

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Порядок компенсации использования по ТКВопрос: …Вправе ли организация учесть в целях налога на прибыль компенсацию за использование работниками личных автомобилей на основании приказа о выплате компенсации работникам? (Письмо Минфина России от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46664)

Когда проводится проверка налоговым органом, компенсация за пользование личным транспортом может быть вычеркнута из статьи расходов. Это связано с тем, что в некоторых случаях при проверке выявляется отсутствие некоторых документов (расчетов, путевых листов, приказов, чеков на оплату горюче-смазочных материалов, паспорта на транспортное средство и прочих обязательных письменных фактов).

Если возникает спор в отношении определенных статей расходов, он разрешается в судебном порядке. Чаще всего спорным вопросом по выплатам, связанным с налогообложением, является составление договора с гражданином, который действует по доверенности. В этом случае сложности состоят в определении понятия личного автотранспортного средства.

Работодатель вправе удерживать налог в форме НДФЛ и начислять взносы страхового типа на рассчитанные денежные суммы или вовсе не взимать этот налог, но отстаивать свою позицию в судебном порядке необходимо.

Нужно ли в обязательном порядке указывать конкретную сумму компенсации за пользование личным автотранспортным средством в договоре?
Из какого источника выплачиваются расходы, если они превышают компенсационные нормы, установленные законодательством?
Необходимо ли разъяснять расходы на использование транспортного средства, если выплаты компенсационного типа выплачиваются в виде платы за аренду?
Является ли предоставление путевого листа необходимым условием для подтверждения факта эксплуатации автотранспортного средства?

Сумма не должна быть зафиксирована в обязательном порядке в договоре. Главное – факт перечисления денежных средств в качестве расходов, которые компенсируются работодателем. Кроме того, суммы выплат зависят от наличия документов, подтверждающих факт использования автомобиля и количества дней его эксплуатации. Согласно законодательным нормам, если сумма выплат превышает лимит, установленный законодательством, она выплачивается из прибыли, которая имеется у организации. В отношении предоставления путевых листов однозначного ответа нет.

Выплаты компенсационного характера за использование личного автомобиля в производственных целях являются льготной категорией в расходах организации. Расчет возмещения производится строго на основании норм, установленных законодательством.

Исключение из ремонта – модернизация, т.е.

обновление авто, в результате которого приобретаются новые характеристики или качественно улучшаются старые; и реконструкция – внесение технологических изменений, влияющих на предназначение автомобиля или кардинально меняющие его конструкцию. Например, простая замена одного двигателя на другой аналогичный — это ремонт, несмотря на стоимость агрегата. Установка двигателя большей мощности – модернизация.

Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.

Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.

1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость.

Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.

Арендатор провел работы, не согласовав их. В этом случае арендодатель вправе отказаться возмещать подобные затраты, даже если речь идет о неотделимых улучшениях. В таком случае при возвращении авто считается, что улучшения передаются безвозмездно. Отделимые улучшения арендатор оставляет себе, договаривается о возмещении с владельцем или дарит.
Улучшения произвел арендодатель. Если это не повлияло на технические характеристики и не имеет значения, то продолжается обычная эксплуатация, при необходимости делается дополнительное соглашение с указанием новых характеристик и акт приемки-передачи.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:

Наименование и номер.
Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
Данные водителя (ФИО, медосмотр).
Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
Показания одометра (пройденный километраж).
Даты выезда/въезда на парковку.
Сведения о предрейсовом ТО.

Компенсация за использование личного автомобиля

Арендная плата, которая выплачивается работнику, является его доходом. С нее сообразно нормам НК РФ, ст. 208, п.1, п. п. 4 исчисляется НДФЛ. При калькуляции используется стандартная формула: действующая ставка налога * сумма арендной платы. Ставка для резидентов РФ равняется 13%, для остальных — 30%.

В части трат, связанных с ГСМ, ремонтом, техосмотром, иными подобными расходами НДФЛ взимается с учетом прописанных условий в договоре аренды. Налоговый агент вправе удержать налог при обстоятельствах:

Траты на ремонт (технический осмотр) фактически оплачивает организация, по соглашению несет владелец ТС. Следовательно, работник получает экономическую выгоду.
Траты на модернизацию, иные улучшения ТС оплачивает организация с согласия работника. Опять же налицо экономическая польза работника.

Взносы на ОПС, ОМС, ОСС (ВН и М) не удерживаются с арендной платы. Это выплаты гражданско-правового характера, связанные с передачей имущественного объекта. Посему они не облагаются общеобязательными взносами. Сборы на травматизм удерживаются только тогда, когда это прописано в договоре имущественного найма.

Аренда с экипажем подразумевает наличие элемента оказания услуг. Правовая основа совмещенного договора аренды (имущественного найма) прослеживается по применяемым нормам ст. 606 и 779 ГК РФ.

Соответственно, с оплаты за оказываемые услуги исчисляются общеобязательные взносы по всем видам страхования. Калькуляция производится по формуле: актуальная страховая ставка (ОПС, ОМС либо ОСС в части ВН и М) * сумма оплаты за услуги.

Начисление, уплата НДФЛ, общеобязательных взносов за работника при аренде его ТС производится общим порядком ( статью ⇒ НДС при аренде в 2020 году).

При аренде ТС у своего работника организация, будучи арендатором, в бухучете обязана отображать сопутствующие хозяйственные операции надлежащими проводками. В их числе: принятие ТС, ежемесячная арендная плата, начисление НДФЛ на нее, плата за услуги работника, исчисление общеобязательных взносов, возврат ТС по истечении срока действия договора. Основными являются следующие записи:

ДТ 001 — стоимость принятого ТС;
ДТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т. д.) КТ 73 (76) — платеж за аренду ТС;
Кт 001 — возврат ТС по истечении срока.

Амортизация по находящемуся во временном пользовании ТС, которое не значится на балансе, не начисляется.

Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.

Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:

Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа — организация (арендатор).

Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.

Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:

путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
платежные документы — чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.

В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 ТК. Смотрите в рекомендации, как рассчитать и обосновать размер выплаты, какие документы оформить.

Расчет компенсации за использование автомобиля

Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемая сумма расходов

:

Сумму ГСМ по транспортному средству определите по кассовым чекам, квитанциям на покупку топлива, путевым листам и данным механика. Это следует из писем УФНС по Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797, от 04.03.2011 № 16-15/020447, Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.

Напомним, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217 НК, ст. 188 ТК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля для ИФНС и ФСС, подготовьте документы:

соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
копия паспорта транспортного средства (ПТС);
путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
приказ о выплате компенсации.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации, если это необходимо. Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.1

За то, что сотрудник использует автомобиль в служебных целях, платите ему компенсацию и возмещайте расходы в связи с использованием машины. Размер возмещения расходов определяйте в письменном соглашении сторон трудового договора. Об этом сказано в статье 188 ТК.

В действующем законодательстве нет требований о том, что выплату компенсации надо прописывать именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК).

Организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. Когда сотрудник ставит подпись об ознакомлении с приказом, он тем самым подтверждает, что стороны заключили письменное соглашение. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008 (11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21.10.2008 № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
учесть сумму компенсации при расчете УСН.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, УФНС по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы НК не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
обосновывающие расчет суммы компенсации;
подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой(см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 № А12-15477/2011, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 ТК.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

При расчете УСН сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов и только организациям, которые уменьшают доходы на сумму расходов.

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях.Что выбрать: компенсацию или аренду?Далеко не у каждой организации имеется в собственности транспортное средство. А необходимость в перемещении есть практически у всех.

В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях? Возможны два варианта возмещения расходов работника:

выплата компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
заключение договора аренды транспортного средства (без экипажа либо с экипажем).

Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

приказа руководителя организации, в котором указываются размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
документов, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС – если используется личный автомобиль; копия доверенности на управление транспортного средства – если работник управляет автомобилем по доверенности);
путевых листов (или иных документов), подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях.