Печати организации виды хранение учет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Печати организации виды хранение учет». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Печати организации: виды, хранение, учет

2. Печать предприятия: как получить, что делать при утрате

3. Как правильно уничтожить печать компании

4. Как правильно хранить документы

5. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

ВАЖНО ЗНАТЬ:
• Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы;
• Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Печати организации: виды, хранение, учет

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы в журнале учета печатей и штампов.
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:
• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.
Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

Свежие
Посещаемые

Печать предприятия: как получить, что делать при утрате

29 мая 2014

В целях установления единого порядка использования печатей, штампов и обеспечения надежного их хранения в центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах (далее — Положение) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Положения.

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести данное Положение до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Признать утратившими силу:

пункты 1 — 2 приказа ФНС России от 19.02.2009 № ММ-7-4/81@ «Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах»;

приказ ФНС России от 09.06.2009 № ММ-7-4/316@ «О внесении изменений в Положение о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 19.02.2009 № ММ-7-4/81@».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В. Наумчева.

Руководитель Федеральной
налоговой службы

М.В. Мишустин

1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате ФНС России и территориальных налоговых органах.

1.2. В центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах используются следующие виды печатей и штампов:

— печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати);

— печати и штампы, используемые структурными подразделениями (далее — печати и штампы структурных подразделений);

— металлические номерные печати личного пользования, а также печати (штампы), относящиеся к секретному делопроизводству.

5.1. Основаниями для уничтожения печати (штампа) являются:

— износ или повреждение;

— ликвидация (переименование) налогового органа или структурного подразделения;

— утрата практического значения.

5.2. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче и последующему уничтожению.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, в состав которой назначаются не менее трех человек.

На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт согласно приложению № 3 к настоящему Положению.

5.3. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится сжиганием (измельчением).

Приложение № 1
к Положению, утвержденному
приказом Федеральной
налоговой службы
от 14 мая 2014 г. № ММВ-7-10/272@

№№ п/п	Полное наименование гербовой печати, № гербовой печати	Оттиск гербовой печати	Ф.И.О., должность работника, ответственного за использование и хранение гербовой печати, дата, подпись	Ф.И.О., должность иного работника, которому передаются функции по использованию и хранению гербовой печати дата, подпись	Примечание
1	2	3	4	5

Нумерация граф в таблице приводится в соответствии с источником

Приложение № 2
к Положению, утвержденному
приказом Федеральной
налоговой службы
от 14 мая 2014 г. № ММВ-7-10/272@

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

осуществить уничтожение печати самостоятельно;
поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

износ,
порча,
устаревание,
ликвидация или реорганизация фирмы,
изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

номер, место и дату создания акта,
название организации,
данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
причину уничтожения печати или штампа,
основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как правильно уничтожить печать компании

Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.

Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511–2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.

Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА.

Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

круглый — окружность диаметром 38-42 мм;
треугольный – равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
прямоугольный — прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.

Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:

полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
местонахождение (населённый пункт);
номер государственной регистрации.

Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.

Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕН
приказом
Федерального архивного агентства
от 20.12.2019 г. N 236

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Испорченные и устаревшие печати надо уничтожать на основании приказа руководителя компании, который можно составить в произвольной форме.

Распрощаться со своей старой печатью вы можете:

прибегнув к помощи специализированной компании. К примеру, можно обратиться в штемпельную мастерскую, где изготавливалась печать. Такие организации уничтожают ненужные печати за плату (в Москве — 1000 руб.).

Обычно просят приехать с паспортом и доверенностью от фирмы того человека, который будет присутствовать при уничтожении и подпишет акт об этом. Возможно, попросят иные бумаги (какие — уточните именно у той компании (на сайте или по телефону), где соберетесь утилизировать печать);

«в домашних условиях». Если у вас есть место и инструменты для того, чтобы сломать вашу печать, исключив возможность ее восстановления, можете сделать это сами. Не забудьте зафиксировать это действие в акте, на основании которого вы запишете в журнал, что печать уничтожена.

УТВЕРЖДАЮ
Директор
ООО «Хорошее настроение»

Как правильно хранить документы

Для осуществления своих непосредственных обязанностей работникам предприятия могут быть выданы штампы
Работник предприятия, получивший на руки штамп, обязан расписаться в журнале выдачи штампов и печатей
С момента получения штампа работник предприятия несет персональную ответственность за использование выданного ему штампа и не имеет право передавать его другим лицам. Оттиски штампа не могут быть сделаны на документах, иных, чем те, для которых штамп был выдан сотруднику

При необходимости выдачи для сотрудника штампа или печати, он оформляет служебную записку, в которой должно быть изложено обоснование необходимости такого действия
Служебная записка должна быть завизирована начальником юридического отдела, начальником службы безопасности и финансовым директором
Окончательное решение по выдаче штампа или печати сотруднику принимает директор предприятия
Перед выдачей штампа или печати сотрудник обязан быть ознакомлен с приказами и регламентами, касающихся их использования и удостоверить факт своего ознакомления подписью

Юридический отдел осуществляет хранение неиспользуемых на данный момент наборных штампов. Ответственность за их сохранность несет начальник юридического отдела
Неиспользуемые печати и ненаборные штампы хранятся в сейфе директора предприятия
Используемые печати и ненаборные штампы хранятся в сейфах отделов, в которых работают сотрудники, имеющие на руках выданные им печати и ненаборные штампы. Ответственность за их сохранность несет лицо, которому выдана печать или штамп

Еще в 2014 году благодаря Закону Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно упрощения порядка открытия бизнеса» использование печати бизнесом стало добровольным. Согласно действующей редакции ст. 58-1 Хозяйственного Кодекса Украины Субъект хозяйствования имеет право использовать в своей деятельности печати. Использование предприятием печати не является обязательным.

Оттиск печати не может быть обязательным реквизитом любого документа, что подается субъектом хозяйствования в орган государственной власти или орган местного самоуправления. Копия документа, что подается субъектом хозяйствования в орган государственной власти или орган местного самоуправления, считается заверенной в установленном порядке, если на такой копии проставлена подпись уполномоченного лица такого субъекта хозяйствования или личная подпись физического лица — предпринимателя. Орган государственной власти или орган местного самоуправления не вправе требовать нотариального заверения верности копии документа в случае, если такое требование не установлено законом.

Наличие или отсутствие оттиска печати предприятия на документе не создает юридических последствий.

Изготовление, продажа и / или приобретение печатей осуществляется без получения каких-либо документов разрешительного характера.

В соответствии с частью второй статьи 207 Гражданского кодекса Украины сделка считается совершенной в письменной форме, если она подписана его стороной (сторонами).

Вместе с тем, ряд законодательных актов до 2017 года ставили обязательность использования печати в зависимость от ее наличия у субъекта хозяйствования, а некоторые даже признавали ее обязательным реквизитом документов. Примерами таких законов являются Закон Украины «Об издательском деле», Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», Закон Украины «О зерне и рынке зерна в Украине», Закон Украины «Об институтах совместного инвестирования», Закон Украины «О депозитарной системе Украины», Закон Украины «Об аграрных расписках».

Кроме того, Кодекс Украины об административных правонарушениях предусматривал административную ответственность за «нарушение правил изготовления и порядка учета и хранения печатей и штампов, а также изготовление, ввоз, реализацию и использование самонаборных печатей» (ст.189-2).

Из процессуальных кодексов – Гражданского процессуального, Хозяйственного процессуального и Кодекса административного судопроизводства были исключены требования о проставлении печати на доверенности, которая выдается от имени юридического лица. Полномочия представителя (в малозначительных делах) юридического лица в процессе должны быть подтверждены доверенностью, которая от имени юридического лица выдается с подписью (электронной цифровой подписью) должностного лица такого субъекта хозяйствования, уполномоченного на это уставными документами. Полномочия адвоката подтверждаются ордером либо доверенностью.

Кроме того, с 2017 года исключены требования о проставлении печати субъекта хозяйствования на ряде документов из таких нормативних актов: Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», Закона Украины «Об издательском деле», «Об обращении векселей в Украине», Закона Украины «Об объединении совладельцев многоквартирного дома», Закона Украины «О зерне и рынке зерна в Украине», Закона Украины «Об общественных объединениях», Закона Украины «Об институтах совместного инвестирования», Закона Украины «О депозитарной системе Украины», Закона Украины «Об аграрних расписках», ЗаконаУкраины «Об осуществлении государственных закупок», ЗаконаУкраины «Об особенностях осуществления права собственности в многоквартирном доме», Закона Украины «Об утилизации транспортних средств».

Если все же субъектом хозяйствования принято решение о наличии печати, ее изготовление можно заказать у одной из многочисленных организаций, разместивших свои объявления в сети Интернет. Отправить заявку на изготовление печати можно в электронной форме, а саму печать Вам доставят по почте или курьером.

Для заказа печати, как правило, требуется предоставление Выписки из Единого государственного реестра. Заказать печать может руководитель юридического лица, физическое лицо-предприниматель, либо же их представители.

Печать имеет круглую форму, на ней указываются наименование субъекта хозяйствования, организационно-правовая форма и идентификационный номер в Едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц-предпринимателей.

В отличие от печати, штамп имеет прямоугольную форму и используется в деловодстве для упрощения и ускорения документооборота.

более 30 онлайн-сервисов!

Ставка — от 0.01%

Срок — до 180 дней

Сумма — до 20 000 грн.

295 грн. у місяць

Онлайн бухгалтерія

для ФОП і малого бізнесу

перші 30 днів безкоштовно!

Открываем заведение общественного питания: ресторан, кафе, бар
Что нужно сделать перед регистрацией бизнеса: советы юристов
Правовое регулирование деятельности акционерных обществ
4 шага к организации туристического бизнеса в Украине
Как выбрать РКО для бизнеса: путеводитель от юристов
5 шагов по организации: как открыть интернет-магазин
Порядок включения в Реестр неприбыльных организаций
Лицензия на торговлю алкоголем
Правовые формы предприятий
Юридический и фактический адрес
Факторинг, лизинг, эквайринг: бизнес-путеводитель от юристов
Устанавливаем МАФ
Создаем фермерское хозяйство: учредительные документы, землеотвод, регистрация
Поиск информации в Едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц-предпринимателей
Как выбрать депозит для юридических лиц: советы юристов
Уставный фонд
Как оформить бизнес кредит: советы юристов
Лицензирование строительной деятельности
Лицензирование деятельности
Новый Закон об Обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью. Основные изменения
Новый порядок государственной регистрации благотворительных организаций
Порядок создания общественных организаций и союзов согласно ЗУ «Об общественных объединениях»
Фондовый рынок Украины и рынок ценных бумаг

В случаях возникновения ситуации с утерей печати – провести процедуру уничтожения становится невозможным физически. Первое что требуется сделать – обратиться с заявлением об утере в уполномоченный орган (полицию). В заявлении следует указать все обстоятельства, при которых она была утеряна, предоставить необходимую правовую документацию об изготовлении печати, журнал регистрации.

В таких случаях именно справка из полиции – правовое основание для производства дубликата утерянной печати.

Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:

Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
Ликвидация предприятия.
Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.

Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации — основной правовой предлог для заказа новой.

Корректная процедура уничтожения требует:

Непосредственного физического уничтожения печати.
Корректного документального подтверждения факта ликвидации.

Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.

Если принято решение уничтожить печать самостоятельно сотрудниками предприятия — руководством организовывается спец комиссия, которая занимается физической ликвидацией и составлением необходимого документа – акта об уничтожении печати, где указывается:

Дата, фактическое место ликвидации.
Поименный состав спец комиссии.
Причины, привлекшие к ликвидации.
Точное описание, принадлежность и оттиски печати.
Метод, которым была уничтожена печать: полимерные, каучуковые печати ликвидируются путем их разрезания на несколько составляющих или через процедуру сжигания, металлические – должны быть опилены 2-мя перекрестными полосами.
Заключительный акт комиссии о невозможности дальнейшей эксплуатации или восстановления печати.
Подписей всех членов комиссии.

Данный акт — правовая основа для записи об ликвидации печати в специальный журнал учета

Впервые запись о порядке использования печатей появилась в ЕГСД (Единой государственной системе делопроизводства), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04/09/1973 N435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательная печать. Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д. Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счетов-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

В случае утраты печати и штампа руководители учреждений, предприятий, организаций обязаны дать объявление об этом в местной печати. Изготовление печатей и штампов, взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат). Замена и приобретение печатей ( штампов ) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати и штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается начальником. В акте должно быть указано:

время и место уничтожения;
состав комиссии;
основание уничтожения печатей и штампов ;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов ;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати ( штампа ) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати ( штампа ) в журнал учета.

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.

Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703

Трудовой кодекс РФ (ст. 230). Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61). Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Гражданский процессуальный кодекс (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ). Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии).

Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ). Для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии).

Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юрлиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16). Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии).

Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54). Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу, должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости” (ч. 9 ст. 18). При представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии).

Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2). Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта.

Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25). Печатью (при ее наличии) должны заверяться: выписки по счету депо; закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.

Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3). Печатью (при ее наличии) должны заверяться: решения об эмиссии ценных бумаг; сертификаты эмиссионной ценной бумаги; решения о выпуске российских депозитарных расписок.

Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16). Печатью (при ее наличии) должны заверяться: документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица; документы, представляемые претендентами на покупку имущества.

Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) Печать (при ее наличии) должна проставляться: на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению о включении в реестр уполномоченных экономических операторов.

Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 51, 88). Печать (при ее наличии) должна проставляться: на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; на заявке на участие в закрытом аукционе.

В таких случаях именно справка из полиции – правовое основание для производства дубликата утерянной печати.

Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:

Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
Ликвидация предприятия.
Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.

Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации – основной правовой предлог для заказа новой.

Корректная процедура уничтожения требует:

Непосредственного физического уничтожения печати.
Корректного документального подтверждения факта ликвидации.

Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.

Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию».

Если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением. Не исключено, что госорганы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.