Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вежливо отказать клиенту в услуге». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Большинство покупателей — грамотные и адекватные люди, готовые согласиться с вашими аргументами. Поэтому, если вы доходчиво объясните причину отказа, клиент не станет спорить. Он не будет говорить, что его даже не услышали. Напротив: покупатель почувствует заботу и индивидуальный подход. А если услышит сухое “нет” на том конце провода — вряд ли обратится к вам снова.
Как не нужно отказывать: “Мы не сделаем скидку на этот кухонный гарнитур — вам его соберут”.
Если хотите оставаться полезными клиентам и проявлять заботу даже при отказе — соблюдайте три закона «нет».
- Отказывайте сразу.
- Объясняйте причину.
- Давайте альтернативу.
В попытках угодить клиенту, нам тяжело отказывать и мы начинаем откладывать «нет» на потом. Превращаем его в «может быть», «давайте попробуем» и затягиваем время — может как-то само решится: конкуренты окажутся расторопнее и уведут клиента, он забудет или устанет ждать. Но если вы хотите по-настоящему проявить заботу — не давайте ложной надежды и не тратьте время клиента, отказывайте сразу.
Отказали — объясните причину. Необоснованное «нет», как плевок в лицо клиенту — крайнее неуважение. Ему важно знать, почему он не может получить, что хочет, особенно когда готов платить деньги. Когда меня пытаются ограничить в чём-то или отказать, в любом месте и любой стране я спрашиваю «почему?». Если официант, продавец или охранник не могут объяснить — я голосую рублём и ухожу, обычно навсегда.
Поставьте себя на место клиента: вы пришли за помощью, а вас «культурно послали» — отказали и даже причину объясняли. Мало того, что вопрос не решился, так ещё и осадочек останется. Чтобы такого не происходило — надо быть полезным клиенту даже в отказе и всегда давать альтернативу.
В семейном кафе запрещены собаки и другие животные, но клиента не остановила табличка на двери, должен вмешаться хостес.
У нас нельзя с собачками, потому что у некоторых клиентов может быть аллергия и животное вызовет приступ. Вы можете оставить собачку в машине или прийти к нам без неё в другой день. Если эти варианты не подходят, давайте порекомендую кафе поблизости, где животные разрешены.
Все три закона соблюдены, клиента вы не подвели. Естественно, заранее подумайте и обучите хостес, куда направить клиента с собачками.
Клиент требует скидку за повторные заказы на листовой металл, но вы даёте скидки только дилерам и при больших партиях.
Чтобы поддерживать максимальное качество, товар должен оплачиваться по полной цене, поэтому мы не даём скидок за повторные заказы. Могу предложить скидки за объём, или стать дилером и получить специальные цены, если готовы гарантировать постоянный объём закупок.
Всё соблюдено: отказали, сразу объяснили почему и предложили альтернативу.
Стиральная машина не подошла по размеру и клиент хочет вернуть за неё деньги.
Мы не сможем вернуть вам деньги за стиральную машину, она входит в перечень товаров не подлежащих возврату. В качестве исключения, могу предложить замену, если с машиной всё в порядке. Если нет, попробуйте продать на Авито, а на следующий заказ мы дадим скидку.
Здесь клиенту отказали в возврате денег, но дали надежду на обмен.
Как правильнотказать клиенту без негатива: три закона «нет»
Привет. Я тут записал небольшой курс про то, как я создаю свои проекты с нуля, продвигаю их и зарабатываю. Будешь участвовать?
Отказ клиенту – это простой процесс лишь на первый взгляд. Ведь в таком случае нужно переступить свои страхи, а также нужно правильно оценить последствия для репутации. Если вы всё сделаете правильно, то сможете не только справиться с неприятным клиентом, но и поднять свою репутацию.
На данный момент есть несколько рекомендаций, которых стоит придерживаться при отказе клиенту:
- Говорите нет сразу;
- Аргументируйте свою позицию;
- Говорите спокойно или позитивно;
- Предлагайте альтернативу.
Обратите внимание:
Также важно понять, в чём именно вы отказываете клиенту. Если вы не предоставляете скидку, то в большинстве случаев хватит обычного «Нет в соответствии с правилами». Если вы думаете, как отказать клиенту в услуге, то найдите объективную причину, чтобы ваша репутация не пострадала. А если вы не хотите возвращать товар, то проверьте, находится ли он в списке невозвратных вещей.
- Как вы упаковываете товар?
- Вопрос из анкеты соискателя РОП
- Ищите хорошего поставщика мед.товаров (кюветы,полоски)Она здесь!
- Ищу менеджера по продажам в офис
- Повышение эффективности отдела продаж. РОП-sharing
- , (Удаленно) , Менеджер по продажам
- от 70.000 , Бронницы , Менеджер по продажам (гидравлическое оборудование)
- от 100.000 , Балашиха , Менеджер по продажам
- , г Москва и… , Менеджер по развитию
- от 80.000 до 150.000 , Москва , Менеджер по продажам(без поиска)
Если мастер работает с не комфортными для себя людьми, то прежде всего он делает плохо себе, своим клиентам и конечно же своей семье. Дискомфорт, как и у любого человека, всегда вызывает раздражение, раздражение копится и в конечном итоге будет срыв — это может проявиться в виде реальной агрессии — срыва на клиента, на близких, на себя. Также весьма распространена пассивная агрессия — например, вы делаете хуже этому человеку маникюр (и тогда портите свою репутацию), или задерживаете до (что сдвигает ваш график и портит время не только вам, но и всем вашим клиентам), или вы заметите что заработанные деньги на этих клиентах «улетают в трубу».
Как вежливо отказать клиенту и когда это стоит делать
Решить, что для вас в приоритете, что важнее: «быть хорошим» для токсичного клиента, или быть хорошим, работоспособным мастером для всех других клиентов, счастливым и радостным для своих близких.
Если вы говорите человеку «нет» это не значит, что вы его убиваете, это значит что вы ставите границу и заботитесь о себе. Забота о себе всегда сопровождается заботой о тех, кто рядом. Если хорошо вам, хорошо и тем, кто рядом с вами.
Вы должны понять, что работая с тем, с кем вам комфортно, вы делаете свою работу лучше, вы более счастливы и спокойны.
Определите для себя с какими нарушениями (время, поведение и прочее) в ваших отношениях с клиентом вы не готовы мириться и установите определенные правила, сообщите заранее об этом всем своим клиентам.
Также скажите, что в случае нарушения правил вы имеете право отказать ему в предоставлении услуги. Четко соблюдайте правила сами, следите за соблюдением и конечно держите своё слово «если накосячил — отказывайте».
Если инцидент наступил, можно вежливо и тактично сказать «К сожалению, я больше не могу оказывать вам услугу, у меня такие правила. Могу вам порекомендовать другого мастера» — это весьма вежливое обозначение своих границ. Можете также придумать что-то в виде предупреждения, или других вещей. Но четко следите за своим словом, сказали — сделали, иначе вы потеряете уважение к себе.
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Вежливый отказ. 6 способов правильно сказать клиенту «нет»
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Весомый аргумент. Вы действительно не хотите, чтобы ваши клиенты рассказывали друзьям, близким и коллегам, что ваша компания не ценит своих покупателей. Именно поэтому так важны подробные объяснения при отказах. Ни один покупатель не будет думать о вас хуже, если вы аргументируете, что не можете выполнить его просьбу, поскольку, прежде всего, руководствуетесь его интересами, чтобы гарантировать лучшее соотношение цены и качества.
Возможно, это ваш самый преданный и лояльный клиент, с которым вы сотрудничаете на протяжении многих лет. Он всегда в приоритете для вас, но иногда ожидает слишком многого с вашей стороны. Такое происходит, когда клиенты осознают, что их успех зависит от продуктов и сервисов вашей компании.
Для вас это означает, что вы смогли полностью удовлетворить потребности покупателей и завоевать их доверие. Даже если клиент будет разочарован вашим отказом, вы сможете урегулировать ситуацию, подробно объяснив, что можно сделать, а что нельзя, пытаясь решить задачи клиента. Желательно подкрепить свои объяснения письменным подтверждением или ссылкой на страницу часто задаваемых вопросов, чтобы прояснить до конца политику компании и развеять все сомнения у лояльных потребителей.
Одна из самых популярных причин, почему сложно говорить клиенту «нет» – страх потерять контракт. Вы боитесь со временем пожалеть о своем отказе и о том, что приложили недостаточно сил со своей стороны, чтобы выполнить просьбу клиента, поскольку должны следовать политике и соблюдать стандарты компании. Ваша задача – хорошо делать свою работу, а не работать за всех, поэтому никогда не жалейте о том, что сказали нет, если так лучше для вас и для существующих клиентов, с которыми вы сотрудничаете.
Как работать с клиентами, сказавшими «нет»
Если хотите оставаться полезными клиентам и проявлять заботу даже при отказе — соблюдайте три закона «нет».
- Отказывайте сразу.
- Объясняйте причину.
- Давайте альтернативу.
В попытках угодить клиенту, нам тяжело отказывать и мы начинаем откладывать «нет» на потом. Превращаем его в «может быть», «давайте попробуем» и затягиваем время — может как-то само решится: конкуренты окажутся расторопнее и уведут клиента, он забудет или устанет ждать. Но если вы хотите по-настоящему проявить заботу — не давайте ложной надежды и не тратьте время клиента, отказывайте сразу.
Отказали — объясните причину. Необоснованное «нет», как плевок в лицо клиенту — крайнее неуважение. Ему важно знать, почему он не может получить, что хочет, особенно когда готов платить деньги. Когда меня пытаются ограничить в чём-то или отказать, в любом месте и любой стране я спрашиваю «почему?». Если официант, продавец или охранник не могут объяснить — я голосую рублём и ухожу, обычно навсегда.
Поставьте себя на место клиента: вы пришли за помощью, а вас «культурно послали» — отказали и даже причину объясняли. Мало того, что вопрос не решился, так ещё и осадочек останется. Чтобы такого не происходило — надо быть полезным клиенту даже в отказе и всегда давать альтернативу.
Примеры придуманы специально для заметки, поэтому перед использованием адаптируйте под свой бизнес и стандарты общения с клиентами.
В семейном кафе запрещены собаки и другие животные, но клиента не остановила табличка на двери, должен вмешаться хостес.
У нас нельзя с собачками, потому что у некоторых клиентов может быть аллергия и животное вызовет приступ. Вы можете оставить собачку в машине или прийти к нам без неё в другой день. Если эти варианты не подходят, давайте порекомендую кафе поблизости, где животные разрешены.
Все три закона соблюдены, клиента вы не подвели. Естественно, заранее подумайте и обучите хостес, куда направить клиента с собачками.
Клиент требует скидку за повторные заказы на листовой металл, но вы даёте скидки только дилерам и при больших партиях.
Чтобы поддерживать максимальное качество, товар должен оплачиваться по полной цене, поэтому мы не даём скидок за повторные заказы. Могу предложить скидки за объём, или стать дилером и получить специальные цены, если готовы гарантировать постоянный объём закупок.
Всё соблюдено: отказали, сразу объяснили почему и предложили альтернативу.
Стиральная машина не подошла по размеру и клиент хочет вернуть за неё деньги.
Мы не сможем вернуть вам деньги за стиральную машину, она входит в перечень товаров не подлежащих возврату. В качестве исключения, могу предложить замену, если с машиной всё в порядке. Если нет, попробуйте продать на Авито, а на следующий заказ мы дадим скидку.
Здесь клиенту отказали в возврате денег, но дали надежду на обмен.
Как правильно отказывать клиентам, у которых нет денег на ваши услуги
Вы не обязаны делать абсолютно все, что требует клиент, но вы должны позаботиться о форме донесения этого «нет». Просто постарайтесь понять состояние и эмоции клиента, и вам будет легче увидеть в голове решение вопроса. Мы не будем рассматривать варианты отговорок перед клиентом, но рассмотри технику, которая поможет правильно отказать ему.
После того, как вы выслушали клиента и поняли, что не можете удовлетворить его потребность, вы должны любезно разъяснить ему ситуацию, которая объясняет причину отказа. Приведя аргументы и примеры неудач, можно заставить его услышать вас и принять отказ. Например:
- «Мы могли бы принять заказ в производство, но стоимость данного товара вырастит в 2 или 3 раза. Вы хотите это?»
- «Мы не делаем диагностику электромобилям, потому что для этого необходимо специальное оборудование, которого у нас нет! Не имея этого оборудования можно только навредить вашей машине»
- «Ваш заказ задерживается на 2 месяца в связи с отсутствием комплектующих на складе производителя. Мы сообщаем вам заранее и хотим предложить вам другие варианты. Чтобы вы не потеряли время зря мы решили сообщить вам сразу, как только возникла проблема»
Техника состоит из аргументов и решения. «Мы не можем так как …. , но вы попробуйте обратиться к …., поискать, посмотреть, позвонить в …. ». Отказать клиенту без объяснений можно, но это лишь усилит его возмущение. Необходимо объяснить почему нет, если надо привести пример, что из этого получиться и предложить решение. Так вы проявляете заботу о клиенте и располагаете его к себе, а отказ звучит вежливо.
Никогда не будьте категоричны отказывая клиенту, потому что это может быть воспринято как принципиальная позиция — не помогать. Слово «нет» — несет за собой разочарование и вопросы «почему нет?» Правильно отказать значит — не произносить «нет», а вежливо донести ситуацию, которая объяснит клиенту причины отказа, эффект при этом совершенно разный.
В как вы говорите «Нет» своим клиентам? Поделитесь своим опытом в комментариях!
1. Нет
2. Неа.
3. Нет, спасибо, я не смогу.
4. Не в этот раз.
5. Нет, спасибо, у меня другие планы.
6. К сожалению, это не самое подходящее время.
7. Увы, у меня есть кое-что еще.
8. К большому сожалению, нет.
9. У меня другие дела.
10. Извини.
11. Прошу прощения, но я не смогу.
12. Может быть в следующий раз.
13. Звучит здорово, но я не обещаю.
14. Я занят/а другими делами.
15. Я не смогу в это время.
16. Спасибо, не надо.
17. Я не смогу на этой неделе/в этом месяце/году.
18. У меня сейчас слишком много дел.
19. Я сейчас ничего не обсуждаю.