Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка за счет принимающей стороны суточные». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 28.03.2008 N 221, от 24.12.2008 N 1019, от 03.12.2014 N 1306, от 29.12.2014 N 1595, от 06.08.2015 N 812, от 29.12.2016 N 1535, от 29.12.2016 N 1540, от 19.07.2019 N 935, от 22.08.2020 N 1267)
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Установить с 1 января 2006 г.:
размеры суточных в иностранной валюте, выплачиваемых работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений (далее — работники), при служебных командировках на территории иностранных государств согласно приложению N 1; (в ред. Постановления Правительства РФ от 03.12.2014 N 1306)
размеры надбавок к суточным в иностранной валюте, выплачиваемых отдельным категориям работников в период пребывания в служебных командировках на территориях иностранных государств, согласно приложению N 2.
2. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации по согласованию с Министерством иностранных дел Российской Федерации в случае необходимости вносить в установленном порядке в Правительство Российской Федерации проекты актов Правительства Российской Федерации о внесении изменений в размеры суточных в иностранной валюте, предусмотренные настоящим постановлением, а также об установлении размеров суточных в иностранной валюте при служебных командировках работников на территории иностранных государств в случае, если они не были установлены. (в ред. Постановления Правительства РФ от 19.07.2019 N 935)
3. Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)
4. За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:
при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;
при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, установленных настоящим Постановлением.
5. При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.
При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Командировка за счет принимающей стороны суточные
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 28.03.2008 N 221, от 06.08.2015 N 812, от 29.12.2016 N 1535, от 19.07.2019 N 935)
Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.
- Для командировок по России — 700 руб. в день.
- Для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.
Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.
Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.
Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:
- НДФЛ;
- страховые взносы (кроме взносов на травматизм).
Суточные в размере, установленном в вашей организации:
- полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:
- Беременные.
- Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
- Лица, не достигшие 18 лет.
- Работники, находящиеся в ученическом отпуске.
Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:
- Женщины с малышами до 3 лет.
- Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
- Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
- Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.
Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812
Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:
- ДТ71 КТ50-1. Выдача суточных на основании коллективного договора.
- ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
- ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с надбавки к суточным.
ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.
Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:
- Проезд.
- Проживание.
- Выплата суточных.
- Выдача страховки.
- Транспортировка багажа.
- Телефонные разговоры.
- Оформление загранпаспорта.
- Траты при обмене валюты.
Смету нужно приложить к расходному ордеру.
ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.
За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании. Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты. Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Загранкомандировки: оформление, суточные, расходы
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Получить бесплатный доступ на 14 дней
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.
Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.
Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.
Попробовать бесплатно 14 дней
Для того, чтобы правильно сделать расчет суточных при командировках, для начала определите день выезда работника и день его возвращения к месту постоянной работы.
Напомним, что датой выезда в служебную командировку считают дату отправления пассажирского автобуса, ж/д поезда, самолета или другого транспортного средства. А днем приезда – соответственно дату прибытия транспортного средства. Однако здесь есть особенности.
Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?
Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.
Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.
Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.
Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.
Форма приказа о направлении в командировку
Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера
Суточные
Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.
Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.
Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.
Компенсация расходов на жильё и проезд
Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.
По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.
Зарплата
Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.
В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».
Форма табеля учёта рабочего времени
В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.
Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.
Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.
Форма авансового отчёта
При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:
- на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
- на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
- на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
- суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.
Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.
Командировка сотрудника за границу
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:
- приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
- оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
- выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
- иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.
Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.
Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.
По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.
Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.
По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
- 700 рублей — за день поездки по стране;
- 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.
Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.
Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.
Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.
Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.
Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.
Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.
Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.
Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ, в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.
Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.
К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:
- командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
- проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
- любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
- авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).
Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.
Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.
Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:
- операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
- когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Командировочные расходы в 2021 году
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
- Командировочные расходы можно учесть в составе затрат по УСН 15% и налогу на прибыль.
- На расходы по проезду и проживанию НДФЛ и страховые взносы начислять не нужно.
- Суточные облагаются НДФЛ сверх лимита: 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
- Расходы на питание не включаются в затраты по УСН и налогу на прибыль и облагаются НДФЛ, страховыми взносами в полном объеме.
Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.
При оформлении такой поездки следует запомнить, что расходы на командировку за счет принимающей стороны возмещаются согласно нормам, установленным локальными НПА либо законодательством:
- траты сотрудника на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье) подлежат возмещению на сумму 550 рублей/сут. Факт съема жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
- расходы на средства передвижения покрываются в зависимости от его вида (автобус, самолет, поезд). Если откомандировываемый выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат;
- суточные оплачиваются согласно нормам, установленным локальными НПА, коллективными договорами либо законодательством. Например, в организации может действовать специализированное положение.
После возвращения (важно: а не окончания работ у другого нанимателя) сотруднику следует сдать в бухгалтерию организации оформленный надлежащим образом авансовый отчет. К докладу прилагаются бумаги, доказывающие расходование выданных ранее средств (билеты, квитанции). Список документов размещается на обороте отчета. Для подготовки отчета установлен 3-хдневный срок.
Как правильно рассчитать суточные при командировке
Для правильного оформления командировки за счет принимающей стороны необходимы следующие документы:
- договор между предприятиями;
- приказ организации-работодателя.
В договоре прописываются детально все затраты на планируемую командировку за счет принимающей стороны (например, оплата билетов до места назначения и с вокзала до места проживания, категория номера в гостинице и прочие). Расписать все нюансы особенно важно для того, чтобы потом не возникало никаких спорных вопросов с выплатами.
Выдача должностного поручения и командировочного свидетельства с 2016 г. не обязательна.
Анализируемый приказ оформляется на основании тех условий, которые согласованы в договоре. В его тексте должны содержаться следующие данные:
- Ф.И.О. и функция, выполняемая работником (например, Иванов Иван Иванович, менеджер по туризму);
- место и дата поездки (дата начала и окончания «с … по ….»);
- цель поездки (например, для монтажа оборудования, участия в семинаре);
- источник финансирования (например, служебная поездка будет оплачиваться за счет принимающей стороны ОАО «Аргомаш»).
Распоряжение подписывается начальником фирмы (или субъектом, его заменяющим) и командируемым сотрудником.
Скачать образец
Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.
Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.
По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается – до 2,5 тысяч рублей в день.
Суточные – оплата за все без исключения дни, проведенные сотрудником в командировке, с учетом выходных, праздничных дней, периодов нахождения в пути и вынужденных остановок.
Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:
- зарплату за все время пребывания в командировке в размере среднемесячного оклада;
- компенсацию суточных затрат за все дни нахождения в поездке, в том числе компенсацию понесенных с позволения нанимателя расходов (на оформление документов, на услуги мобильной связи).
Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.
Ошибка: Работник, пребывавший в командировке за рубежом, не истратил все выданные ему деньги и вернул часть средств работодателю в рублях.
Комментарий: Компенсация расходов на поездку за границу по работе выплачивается в иностранной валюте той страны, куда направлен сотрудник. Если деньги остаются, работник возвращает их в кассу предприятия также в валюте.
Ошибка: Работодатель направил работника в командировку за счет принимающей стороны, не предложив оформить соглашение об оплате затрат, которые будет нести сотрудник во время поездки.
Комментарий: В качестве гарантии сотруднику должно быть предоставлено на подпись соглашение об оплате командировки принимающей стороной.
Законодатель установил обязательство оплачивать работникам, направленным на выполнение поставленных производственных задач не по постоянному месту работы, все траты, связанные с соответствующей поездкой.
Все командировочные расходы включают:
- Заработную плату;
- Суточные;
- Оплата проживания и проездных документов;
- Иные растраты (при их наличии и аргументации необходимости).
Как правило, представленные расходы должна нести организация, на которой трудоустроен работник.
Однако, если командировка имеет статус оплачиваемой за счет приглашающей стороны, часть компенсации (или ее полная сумма) осуществляются предприятием, в которое направлен трудящийся.
Суточные расходы – это платежи, которые имеют непосредственную связь пребывания работника вне дома. Они подлежат выплате только в том случае, если поездка в место направления продолжается более одного дня.
Компенсировать расходы на проезд на общественном транспорте, оплату мобильной связи, питание по общим предписаниям должно юридическое лицо, с которым командированный пребывает в трудовых отношениях на основании заключения трудового договора.
Совет
Однако, законом не установлен запрет возложения обязанностей уплаты суточных на принимающее предприятие (организацию). Представленные условия могут иметь место при детальном закреплении в договоре между направляющим и принимающим предприятиями.
Следует отметить, что предприятие, по приглашению которого направляется сотрудник, может взять на себя оплату лишь части трат, отнесенных к суточным, например, предоставить питание.
В таком случае направляющая сторона должна будет выдать работнику суточные, рассчитанные без учета питания (в соответствии с Инструкцией №115 это не менее 70% от суммы, установленной законодателем).
Важно! Выплата суточных платежей является обязательной вне зависимости от того, за чей счет оплачивается служебная поездка.
Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»
Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.
Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.
По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается – до 2,5 тысяч рублей в день.
Суточные – оплата за все без исключения дни, проведенные сотрудником в командировке, с учетом выходных, праздничных дней, периодов нахождения в пути и вынужденных остановок.
Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:
- зарплату за все время пребывания в командировке в размере среднемесячного оклада;
- компенсацию суточных затрат за все дни нахождения в поездке, в том числе компенсацию понесенных с позволения нанимателя расходов (на оформление документов, на услуги мобильной связи).
Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.
Ошибка: Работник, пребывавший в командировке за рубежом, не истратил все выданные ему деньги и вернул часть средств работодателю в рублях.
Комментарий: Компенсация расходов на поездку за границу по работе выплачивается в иностранной валюте той страны, куда направлен сотрудник. Если деньги остаются, работник возвращает их в кассу предприятия также в валюте.
Ошибка: Работодатель направил работника в командировку за счет принимающей стороны, не предложив оформить соглашение об оплате затрат, которые будет нести сотрудник во время поездки.
Комментарий: В качестве гарантии сотруднику должно быть предоставлено на подпись соглашение об оплате командировки принимающей стороной.
Вопрос №1: Как отразить в табеле учета отсутствие сотрудника, который был направлен в служебную командировку?
Ответ: Сотрудник отдела кадров должен отметить дни пребывания в командировке как рабочие с отметкой “К”.
Вопрос №2: Как компенсировать затраты сотрудника, который был направлен в командировку за границу за счет принимающей стороны?
Ответ: Все расходы работника должны быть возмещены в иностранной валюте, то же касается и аванса.
\n\n
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
\n\n
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
\n\n
\n\n
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
\n\n
Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах
\n\n
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
\n\n
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
\n\n
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
\n\n
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
\n\n
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
\n\n
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).